[column] Virtuele teambuilding juist nu essentieel

Interne teamcommunicatie
Hoewel technische platforms zoals Slack, MS Teams, Zoom, GoToMeeting en Bitrix24 allemaal essentieel zijn, blijft de hamvraag hoe we ze moeten gebruiken om teams verbonden en geïnformeerd te houden.

Wij allen weten uit ervaring dat het opzetten of onderhouden van ‘rituelen’ effectief is. Of dat nu virtuele koffiepauzes zijn, drankjes na het werk of gewoon reguliere, geplande online inhaalacties. Het concept van rituelen helpt ons gefocust, op één lijn en minder geïsoleerd te blijven. Een snelle visuele check-in in de ochtend en een snelle check-out in de avond kunnen ons ook helpen onze werkdag in te kaderen en ons helpen de overstap te maken van het werk naar het privéleven. Het is moeilijker om de balans tussen werk en thuis te bereiken als beide zich op dezelfde plek bevinden.

We beginnen verhalen te horen van mensen die zich overweldigd voelen door uitnodigingen voor online vergaderingen en webinars. Dus pas op dat je het niet overdrijft en deze tot een minimum beperkt. Gebruik in plaats daarvan andere communicatiekanalen, zoals chatkanalen, die vaak e-mailwaanzin minimaliseren.

Externe communicatie
In het licht van de huidige beperkingen op de normale zakelijke gang van zaken moeten we ook alternatieve methoden vinden om ervoor te zorgen dat projecten van klanten aan hun oorspronkelijke doelstellingen voldoen. Omdat persoonlijk contact, zoals in workshops, op dit moment onmogelijk is, moeten we verschillende manieren vinden om de informatie en resultaten te krijgen die we onder normale omstandigheden zouden hebben gekregen.

Wij hebben geleerd van dit soort crises. Tijdens de grote en langdurige ineenstorting van de olieprijs (2014-16) ontwikkelden wij als BBN een reeks alternatieve methodologieën om precies hetzelfde probleem aan te pakken, namelijk het onvermogen om uitgebreide groepssamenkomsten te organiseren. In plaats van een combinatie van voorwerk via briefingnota's plus de hele dag door workshopbijdragen te gebruiken om de nodige input te krijgen, kunnen we een combinatie van online enquêtes en korte feedback validatiesessies via videoconferentie gebruiken. Gevolgd door een interne discussie en snelle rapportage om onze doelstellingen te bereiken.

Wij, dat is BBN Referro, organiseren aanstaande vrijdag, 24 april, een gratis webinar waarin één van onze BBN topmerkstrategen zijn tips en ervaringen deelt over het hosten van virtuele workshops in moeilijke tijden

Wij adviseren om juist nu meer gebruik te maken van online kanalen zoals LinkedIn om dichter bij je klanten te komen en gelijktijdig je collega’s te informeren en activeren. Deel relevante inhoud en start een interactie.

Onbekend terrein
We zijn niet vaak in het privéleven van onze collega's, maar op dit moment krijgen we een betere indruk van persoonlijke ruimtes, geliefden, huisdieren en kinderen dan we ooit eerder hebben gezien. Deze nieuwe 'verborgen' inzichten hebben een bizar effect op veel mensen. Plots voelen we ons dichter bij elkaar; onze interacties zijn natuurlijker, meer ontspannen, menselijker. Dit gevoel van samenzijn hebben we vastgelegd in deze korte, hartverwarmende en tot nadenken stemmende video van één van BBN's beste creatieve regisseurs, Ned Brown van het BBN agency Bader Rutter in Amerika.: ‘Hoewel we apart zijn, hebben we ons nooit meer samen gevoeld.’